یکی از مهمترین نیازهای هر سازمانی جمع آوری اطلاعات و آرشیو بندی صحیح از تمام برنامه‌ها ی اجرا شده و نیز تهیه سریع گزارش در قالب‌های مصور، متن محور یا تلفیقی به فراخور نیاز مدیران در زمان لزوم می‌باشد.
انبوهی از اطلاعات و تصاویر از هر برنامه ی کوچک و بزرگ مانند جلسات درون سازمانی و گزارش‌های احداث تا برپایی یک جشنواره و نمایشگاه کشوری و فرا استانی همه و همه باید در زمان لزوم در دسترس کارشناسان باشند تا درصورت برخورداری فرد از تخصص لازم ، این اطلاعات درگزارش هایی با قالب های گوناگون به مخاطب ارائه شوند .
آرشیو بندی اطلاعات برنامه ها از یک سو و تهیه و ارائه یک یا چند گزارش استاندارد و مورد قبول یکی از دغدغه های مدیریت در هر ارگان است.
اطلاعاتی از نام و ماهیت برنامه ، تصاویر منتخب، تعداد مدعوین ، مسوول مستقیم یا معاونت برگزار کننده ی آن برنامه ، ردیف بودجه، اهداف اجرا و همکاری با سایر ارگان ها اهداف از برگزاری آن برنامه ،گروه مخاطبان این برنامه و چند سوال دیگر که به فراخور نیاز هر ارگان تخصصی قابل طرح است. این اطلاعات فقط و فقط یکبار در ابتدا روی نسخه ی تخصصی شما وارد می‌شود و پس از آن در هر برنامه فقط با چند کلیک روی فیلدهای از پیش تخصصی شده انبوهی از جزئیات در قالب‌های استاندارد (پاورپوینت، پی‌دی‌اف و …) ذخیره خواهد شد.
کاربر سماع می‌تواند در هر دوره ی زمانی دلخواه نسبت به گرفتن گزارش عملکرد درباره یک موضوع اقدام کند.